L’externalisation efficace est devenue une option très utile pour les petites et moyennes organisations. Elle offre de nombreux avantages. Faire appel à un office manager externe est bénéfique aux entreprises qui souhaitent accroître leurs opérations. Ce qui leur permet de se concentrer sur les aspects essentiels de leur domaine d’activité. Ainsi, elles peuvent éviter les complications liées à l’augmentation du nombre d’employés sous contrat.
Avantages d’externaliser les services généraux
L’externalisation des services généraux à des professionnels est souvent associée à des avantages supplémentaires, tels que :
- la réduction des coûts,
- l’absorption des connaissances et des technologies,
- la possibilité d’exploiter au maximum la capacité des employés ayant une expertise dans l’activité principale de l’organisation.
Définir les objectifs
Les objectifs peuvent être de réduire les coûts, de libérer des capacités opérationnelles chez les employés, de garantir que les clients reçoivent des soins professionnels, etc. La définition des objectifs et leur mesure ultérieure sont essentielles pour entreprendre efficacement l’externalisation des services généraux.
Réduction réelle des coûts
Bien que la réduction des coûts soit souvent l’un des avantages de l’externalisation, ce n’est pas toujours le cas. Il est important de prendre en compte les dimensions réelles des économies, car elles peuvent ne pas avoir une valeur significative.
L’organisation est responsable du service externalisé
Externaliser n’est pas la même chose que déléguer. L’externalisation des services généraux exige une supervision et un contrôle de la part de l’organisation. Des protocoles de contrôle doivent être mis en place pour garantir la conformité et la qualité des services.
Recherchez le fournisseur de services
Disposer de plusieurs options, ainsi qu’étudier la réputation du prestataire est une étape incontournable. Pour certains services hautement spécialisés, il est probable que le personnel du prestataire ait suivi une formation dispensée par l’organisation. C’est le cas par exemples des équipes d’Alizée Hôtesses.
Disposer d’un plan d’urgence
La force et le soutien du prestataire doivent être suffisants pour lui confier une partie importante des activités de votre organisation. Mais vous devez tout de même avoir un plan B. Un autre prestataire de secours peut faire la différence entre une perte majeure et un incident passager. Il en va de même pour la mise en place de la structure nécessaire pour reprendre les services sous contrat.
Contrôle de la qualité du prestataire
Avant de passer un contrat d’externalisation des services généraux, vous devez disposer du personnel et des protocoles appropriés. Ceux-ci servent à contrôler la qualité des services fournis et l’impact qu’ils ont sur le fonctionnement de l’organisation au jour le jour.
Accords écrits
Enfin, un contrat écrit permet à votre organisation d’exiger la qualité et la conformité à tout moment du processus.
Les étapes à suivre sont essentielles. Elles permettent de s’assurer que l’externalisation conduit à la réalisation des avantages supposés. Bien évidemment, elle ne doit pas devenir un frein à la croissance de l’organisation